Agência digital tem um problema de custo diferente do de outras empresas de serviço: boa parte do que passa pela conta não é dela. Verba de mídia do cliente, ferramenta contratada para um projeto, freelancer de uma campanha. Misturado com aluguel, salários e assinaturas, isso vira um extrato impossível de ler. E quando não dá para ler, não dá para controlar.
A proposta deste guia é simplificar. Menos categorias, uma rotina curta e uma conta mensal que realmente orienta decisões.
Por que o controle costuma falhar em agência
Antes do método, vale reconhecer as causas. Quase sempre são estas:
- Categorias demais. Um plano de contas com 60 linhas faz com que ninguém categorize nada. O lançamento fica em “outros”.
- Dinheiro do cliente misturado com dinheiro da agência. A verba de mídia passa pela conta e infla receita e despesa ao mesmo tempo.
- Custo por cliente desconhecido. Todo mundo sabe quanto cada cliente paga; quase ninguém sabe quanto cada cliente custa.
- Controle no fim do mês. Quando o extrato é olhado a cada 30 dias, os lançamentos já perderam contexto e o ritual vira arqueologia.
Passo 1: cinco categorias e nada mais
Toda despesa de agência cabe em uma destas cinco. Se você precisa de uma sexta, provavelmente é um subtipo de uma delas.
| Categoria | O que entra | Exemplo |
|---|---|---|
| Pessoas | Salários, encargos, pró-labore, freelancers fixos | Equipe, sócios, designer freelancer mensal |
| Ferramentas | Assinaturas de software e serviços usados pela agência | Suíte de design, gestão de projetos, hospedagem |
| Mídia e repasses | Dinheiro que passa pela agência mas é do cliente ou de terceiros | Verba de anúncios, freelancer de um projeto específico, domínio do cliente |
| Estrutura | O que mantém a empresa de pé | Aluguel, contador, energia, internet, seguros |
| Taxas e impostos | O que sai proporcional ao faturamento | Impostos sobre nota, taxas de cartão e boleto, tarifas bancárias |
A categoria “mídia e repasses” é a mais importante para agência. Tudo que entra nela deve ter uma receita correspondente do cliente. Se você separa isso, o faturamento real da agência aparece, e ele costuma ser bem menor do que o volume que passa pela conta.
Passo 2: a rotina de 20 minutos por semana
O controle que funciona é o que acontece toda semana, em um horário fixo. Esta pauta cabe em 20 minutos quando o extrato entra sozinho e a categorização é assistida:
Toda segunda-feira, 20 minutos
- Lançamentos da semana categorizados nas cinco categorias (5 minutos se a maioria for sugerida automaticamente).
- Repasses conferidos: cada saída de mídia tem uma entrada do cliente correspondente?
- Contas a pagar dos próximos 7 dias revisadas: alguma pode ser negociada ou adiada?
- Recebimentos da semana conferidos: quem pagou, quem atrasou.
- Um número anotado: saldo disponível descontando o que vence nos próximos 15 dias.
Sem automação, essa rotina leva uma hora ou mais, porque começa com “baixar OFX de três bancos e colar na planilha”. Com o extrato de todas as contas e cartões chegando pelo Open Finance e os lançamentos categorizados pela plataforma, o trabalho é revisar, não digitar. Foi a partir dessa rotina que desenhamos o financeiro da Ritto: contas a pagar e a receber, categorias e centros de custo, extrato unificado dos bancos e o DRE saindo pronto para o contador.
Passo 3: custo e margem por cliente
Aqui está a conta que muda decisões. Sem apontamento de horas minuto a minuto, dá para chegar em uma estimativa útil em uma hora por trimestre.
- Estime as horas mensais por cliente. Pergunte para cada pessoa da equipe: “de cada 10 horas suas, quantas vão para cada cliente?”. Some. A estimativa é imperfeita e é suficiente.
- Calcule o custo da hora de cada pessoa. Salário mais encargos dividido pelas horas produtivas do mês (use 140 horas como referência, não 176; ninguém produz oito horas por dia).
- Some as despesas diretas do cliente. Ferramentas contratadas para ele, freelancers dele, qualquer coisa que só existe porque ele existe.
- Rateie a estrutura. Estrutura total dividida pelo número de clientes ativos. Simples e suficiente.
- Compare com o que ele paga. Receita menos tudo isso é a margem do cliente. Divida pela receita para ter o percentual.
Faça essa tabela uma vez por trimestre. Na primeira vez, é comum descobrir um ou dois clientes no vermelho. Isso não é fracasso; é a informação que faltava para uma conversa de reajuste.
Passo 4: o que automatizar (e o que não)
Automação em controle de custos rende mais em três pontos:
- Entrada do extrato. Open Finance conectando todas as contas e cartões, sem exportar arquivo. É o que elimina a maior parte do trabalho manual.
- Categorização. Lançamentos recorrentes (assinaturas, aluguel, salários) categorizados automaticamente; os novos sugeridos para revisão.
- Alertas. Aviso quando uma conta vence, quando uma categoria estourou a média ou quando um cliente atrasou.
O que não vale automatizar cedo: relatórios sofisticados e rateios complexos. Enquanto as cinco categorias e a margem por cliente não estiverem redondas, relatório bonito só esconde o problema.
Passo 5: os cortes que dão resultado
Quando a rotina revela excesso, estes são os cortes que costumam render mais, na ordem:
Onde o corte costuma render
- Ferramentas duplicadas ou sem uso: audite as assinaturas a cada trimestre. O artigo sobre despesas operacionais tem um roteiro para isso.
- Clientes com margem negativa: reajuste ou encerre. Manter cliente no vermelho é pagar para trabalhar.
- Taxas de pagamento: ofereça Pix com desconto pequeno em vez de absorver a taxa do cartão.
- Retrabalho por falta de processo: cada aprovação que volta três vezes é custo de pessoas escondido.
- Estrutura: só depois dos anteriores. Cortar aluguel enquanto um cliente consome margem negativa é resolver o problema errado.
Como saber que está sob controle
Não é quando a planilha fecha. É quando você consegue responder, sem consultar nada, a três perguntas:
- Quanto a agência gasta por mês, fora repasses?
- Qual cliente tem a maior margem e qual tem a menor?
- Se o maior cliente saísse hoje, quantos meses de caixa a agência teria?
Quem responde às três em menos de um minuto tem controle de custos. O resto é ferramenta, e ferramenta serve para chegar aí com menos esforço. Se quiser ver como a rotina de 20 minutos fica com o extrato entrando sozinho e a categorização assistida, agende uma demonstração de 20 minutos.
Perguntas frequentes
Quais categorias de custo usar em uma agência digital?
Cinco bastam: pessoas, ferramentas, mídia e repasses, estrutura, e taxas e impostos. Separar “mídia e repasses” é o que mostra o faturamento real da agência, sem o dinheiro que apenas passa pela conta.
Como calcular o custo por cliente na agência?
Estime as horas mensais de cada pessoa por cliente, multiplique pelo custo da hora (salário e encargos divididos por cerca de 140 horas produtivas), some as despesas diretas do cliente e rateie a estrutura. Compare com a receita dele.
Vale a pena apontar horas para controlar custos?
Um apontamento detalhado ajuda, mas não é obrigatório. Uma estimativa trimestral feita com a equipe já revela quais clientes consomem mais do que pagam.
Quanto tempo por semana leva o controle de custos?
Com o extrato entrando pelo Open Finance e a categorização assistida, cerca de 20 minutos por semana. Sem automação, uma hora ou mais, e a maior parte é digitação.
A verba de mídia deve passar pela conta da agência?
De preferência, não. Peça para o cliente pagar direto na plataforma de anúncios. Se precisar passar, registre sempre como repasse, com a receita correspondente, para não inflar faturamento e despesa.
FA
Fabrício Adrian Fundador da Ritto
Construiu a Ritto para quem tem clientes recorrentes e cansou de cobrar na mão. Escreve sobre cobrança, financeiro e as rotinas que fazem uma empresa de serviços receber em dia. Agende 20 minutinhos com ele.
